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Como criar processos em uma empresa passo a passo
Criar processos é uma atividade complexa. Porém, pode ser realizada com mais facilidade se você seguir com atenção este passo a passo corretamente. Usar softwares específicos para a modelagem de processos também auxilia.
1- Escolha os processos que agregam mais valor ao negócio
Não há como criar processo de uma empresa todos de uma vez, abarcando todas as áreas indiscriminadamente.
É preciso começar selecionando alguns processos estratégicos. O objetivo é agregar mais valor ao negócio e influenciar diretamente na percepção de valor pelo cliente.
Caso contrário, corre-se o risco de não conseguir criar nenhum processo de forma adequada. O motivo? Excesso de trabalho necessário para isso.
Assim, uma empresa que presta serviços de manutenção de ar condicionado deve focar na criação desse processo vital para sua empresa. E pode deixar para um outro momento processos como a aquisição de materiais de escritório, por exemplo.
2- Mapeamento do processo atual
Escolhidos os processos que serão criados, é preciso analisar com ele são feitos atualmente.
Mesmo que não exista um processo formal descrito e documentado existem procedimentos que são seguidos. Alguns exemplos: checklists, manuais, fluxos de e-mails ou planilhas que são preenchidas.
3- Busca de oportunidades de melhoria
Com o processo atual devidamente mapeado, é hora de verificar oportunidades de melhoria, com a análise de gargalos, atrasos e desperdícios.
Com ajuda de quem atua diretamente neles, deve-se perceber seus pontos fracos para buscar a maneira de substituí-los por outras atividades e procedimentos mais eficientes e eficazes.
4- Desenho no novo processo otimizados
Com as oportunidades de melhoria claras e bem definidas, é hora de desenhar um novo fluxograma do processo.
Isso pode ser feito de forma muito eficiente por meio dos chamados programas de BPM Low Code, isto é: softwares que ajudam a desenhar esses fluxos de forma intuitiva, sem a necessidade de conhecer programação, e que usam interfaces amigáveis no estilo “arrasta e solta”.
Existem diversos programas como esses no mercado, inclusive alguns gratuitos, disponibilizados como serviços e acessados pela nuvem, os famosos SaaS (software as a Service).
